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挨拶文はIT化が進んだ現在では、昔よりも書く機会が減ったかもしれません。しかし、入園→入学式、卒業→卒園式、受賞記念パーティ、結婚披露宴など、あらたまった席での挨拶やスピーチを求められた時ですとか、得意先への御歳暮の挨拶状や、退職願いなどかしこまった手紙を書くときなどにやはり必要となるものです。 なかなか普段書きなれないだけに厄介な挨拶文ですが、どんなところに注意すればよいでしょうか。 型通りの挨拶や祝辞の見本は書籍やネット上に溢れていますが、そっくりそのまま使うのは避けたいところ。欲を言えば、自分らしい個性的なものに、自分の言葉で心のこもったものに、なるとベストです。
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結婚式になりますと、挨拶文のオンパレードになります。新郎新婦の挨拶は、自己中心的にならず、きてくださった皆さんへの感謝の気持ちを素直に表すことが、何よりきてくださった方の心に響きます。両親への思いや思い出などを添えるのも効果的です。親へ感謝の気持ちを伝えるチャンスはめったにないもの。ぜひ、照れ屋だったり恥ずかしがりの人もトライしてみてください。
あなたが親族の立場からする挨拶の場合、家柄や両親の職業を自慢したりしないように注意しましょう。参列者の興を削ぎます。親族ならではが知る、新郎新婦の性格や良いところ、エピソードをアピールしてあげましょう。ケースバイケースですが、親子の間柄についてもコメントを添えるのも手です。それから、スピーチは時間は短めくらいが良い印象を与えます。ことわざを引き合いに出すときは不適切なものを用いないよう良く調べてから使いましょう。忌み言葉は禁物です。
職場でも挨拶文は欠かせません。取引先や顧客、上司や同僚と良い関係をつくるうえでも大切なことです。異動のとき、退社のときなど大きな節目に関わらず、普段のやりとりにおいても、取引先や上司に対してはきちんとした挨拶文は必須です。社会人のマナーとしてきっちり身に着けておきましょう。常識、非常識の問題以上に、そうした作法を知っておくと人間関係の上でも信頼が深まります。
冒頭でも述べてとおり、Eメールによるやり取りが増えた結果、手紙を書く機会めっきり少なくなっています。そのため正式な手紙の書き方を知らなかったり、書きなれていない人が増えています。できればしっかりと身につけて、必要なときにあわてない、失礼のないようにしておきたいものです。
まず、一般的な手紙の書式を抑えておきましょう。
頭語→季節の時候挨拶→お互いの安否→用件→結びの挨拶→結語→日付→署名→宛名→（追伸文）
という構成になっています。頭語は「拝啓」「前略」など。相手の立場や手紙の性格から使えないものもあるので気を付けましょう。
結語は頭語と対になるので合わせて覚えておきましょう。「謹啓」に「頓首」、「前略」に「早々」、「冠省」に「不一（不乙）」など。ワープロソフトの中には頭語を選ぶと対の結語が出てくるようになっているものもありますから、ワープロソフトをお持ちの方は機能をチェックしてみると良いでしょう。時候の挨拶は季節に合わせた決まり文句があります。月によって細かく使い分けられる文句もありますので、事項のあいさつにおいては、例文集をいろいろと集めておくとよさそうです。
そして、これらの文句は月というよりも旧暦の二十四節気を元にしているものが多いので、月半ばにして使えなくなってしまう挨拶が出てくることに注意しましょう。卑近な例でいいますと、「暑中見舞い」は時候の挨拶ではありませんが、立秋を過ぎると出せません。いくら暑くても「残暑見舞い」になるので注意しましょう。このように、手紙の書式はかなり煩雑なものですが、その手順を追って書いていくと立派なものになり、社会的常識をわきまえていると相手からの評価も高まります。